Что входит в кассовые документы. Оформление кассовых документов. Что к ним относится

Операции по кассе (связанные с оборотом наличных средств) являются важной составляющей в жизнедеятельности любой организации и как структурная единица, и как техническое средство. Документальное оформление проведенных кассовых операций необходимо для обеспечения достоверности информации по движению наличных средств. При этом необходимо соблюдать законодательно установленные нормативы, относящиеся к движению денежных средств. Также на оформление документов по кассе отразило свое влияние законодательство в области ККТ в связи с использованием онлайн-касс.

Рассмотрим порядок оформления документации по кассе.

Нормативное регулирование

Порядок ведения кассовых операций

Порядок ведения кассы утвержден Центробанком Указанием от 11.03.2014 № 3210-У. В связи с повсеместным использованием онлайн-касс сужен этот порядок, который определяет организация или ИП самостоятельно и прописывает в (по сохранности наличных, хранении, перевозки).

При этом важную роль играет то, что ЦБ допускает оформление и в электронном виде и допускается комбинирование электронных и бумажных документов. При этом нужно отметить, что для электронных документов обязательно должна быть электронная подпись кассира и главного бухгалтера .

За кассовые операции ответственность возлагается на кассира, но если компания не большая, то обязанности кассира может взять на себя другое ответственное лицо (директор или главбух) и этот момент нужно включить в соответствующее положение. При этом лицо, ответственное за кассу должно быть штатным работником организации.

Синтетический учет операций по кассе ведется на счете 50 (активный) по дебету отражается поступление денег, по кредиту – выдача), по которому допускается открытие таких субсчетов:

• 1 Касса организации
• 2 Операционная касса
• 3 Денежные документы

Для организаций должен быть установлен лимит по кассе, суммы выше лимита необходимо передавать кредитным организациям (на ИП это не распространяется – они имеют право хранить столько наличности, сколько считают нужным).

Лимит расчетов наличными

По отношению к расчетам с физическими лицами и ИП ограничений по расчетам наличными нет. Юридические лица обязаны придерживаться ограничения по наличным расчетам в 100000 руб . в соответствии с Указанием ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У.

Если договор юридического лица составляет 200000 руб., то можно

1. оформить 2 договора по 100000 руб.
2. оплатить половину наличными, а другую половину – по безналичному расчету

Установление лимита остатка кассы

Лимит кассы организация устанавливает самостоятельно исходя из специфики деятельности организации и объемов движения денежных средств и утверждает его приказом руководителя .

Для расчета лимита по кассе можно использовать способы, отраженные в Указании ЦБ N 3210-У: исходя из движения денежных средств (в зависимости от специфики).

Действующее юридическое лицо производит расчет на основе объемов поступлений (выдачи) наличных денег, а организуемое юридическое лицо – исходя из ожидаемых объемов поступлений (выдачи).

Лимит остатка рассчитывается по формуле:

Лимит = объем поступлений (выдачи) наличных денег / расчетный период (1 – 92 дня) * число дней сроков сдачи в банк

Пример расчета лимита кассы

В ООО «Альфа и омега» за период с 1 по 30 июня (30 день) выручка ­ 3000000 руб. Инкассация денег в банк происходит раз в 3 дня. Лимит кассы составляет:

3000000 / 30 дн. * 3 дн. = 300000 руб.

На основании произведенных расчетов формируется приказ руководителя о лимите остатка кассы.

Важно! Если лимит остатка не установлен , то он считается равным 0.

Формирование кассовых документов

Все факты хозяйственной деятельности подлежат оформлению первичными документами. В связи с применением онлайн-касс допускается ведение кассовых документов как в электронном (при наличии электронной подписи), так и бумажном виде, а также в комбинированном виде. Например, для наличия подтверждающего документа у лица, вносящего деньги в кассу, можно ПКО оформлять в бумажном виде, где отрывная часть ПКО остается у лица, внесшего деньги в кассу.

С 01.01.2013 г. типовые формы не являются обязательными к применению, документы по ведению кассовых операций остаются обязательными (информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

РКО и ПКО используются для подтверждения факта движения денег по кассе. Эти документы составляются непосредственно при движении денег по кассе, формируются в 1 экземпляре кассиром, подписывается руководителем и главбухом (или уполномоченным на такие действия лицом), и результаты движения денег должны быть обязательно зафиксированы в журнале регистрации (), которую ИП могут не вести.

Порядок заполнения РКО и ПКО

Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-Ф З к оформлению первичных документов определены такие требования:

1. полное название
2. число, когда составлен документ
3. организация, составившая документ
4. содержание проведенной операции
5. величина и единицы измерения
6. должности лиц, оформивших операцию
7. подписи лиц и их расшифровку

Непосредственно в ПКО и РКО имеются такие особенности оформления:

• указывается корреспондирующий счет
• основание для приема (выдачи) денег
• лицо, которому выдаются деньги (от которого принимаются)
• сумма указывается цифрами и прописью
• перечисляются документы-основания для выдачи с номерами и датами их составления

Штрафы за нарушение кассовой дисциплины

К нарушениям относятся:

• расчеты наличными юридических лиц превышающих установленные размеры (100 тысяч рублей по договору)
• неоприходование в кассу наличности
• несоблюдение порядка работы с наличностью
• наличие денег сверх лимитов

Ст. 15.1 КоАП РФ определяет административную ответственность в области нарушения порядка ведения операций по кассе

За аналогичное нарушение (отсутствие первичных документов) предусмотрена ответственность по ст. 120 НК РФ. За такие деяния, совершенные в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, предусмотренного п. 2 ст. 120 НК РФ, предусмотрен штраф в размере 10000 рублей.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ И. Башкирова

Ошибка по оформлению РКО

При выдаче заработной платы есть ли необходимость оформления РКО к платежной ведомости?

На основании платежной ведомости в обязательном порядке оформляется РКО. В соответствии с Указаниями ЦБ от 11.03.2014 N 3210-У выдача наличности производится по: РКО, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям. На выдаваемую сумму должен быть составлен РКО, при этом его номер и дата фиксируются в платежной ведомости на последней странице.

Кассовыми документами являются бумаги, которые составляются в связи с перемещением денежных средств юрлица либо индивидуального предпринимателя. Их бланки утверждены Госкомстатом. Рассмотрим далее, какие кассовые документы могут использовать предприятия.

Ордера

Они выступают как первичные кассовые документы. Ордера могут быть приходными или расходными. Первые применяются при поступлении наличности. Выписывается в одном экземпляре сотрудником бухгалтерии и подписывается гл. бухгалтером либо должностным лицом, уполномоченным на это. В случае отсутствия ответственных служащих, завизировать первичные кассовые документы может руководитель юрлица или непосредственно сам индивидуальный предприниматель. Квитанция к приходному ордеру должна быть подписана уполномоченными лицами (бухгалтером и кассиром), заверена штампом (печатью). Кроме этого, она проходит регистрацию в соответствующем журнале. Квитанция предоставляется субъекту, который сдал деньги. Непосредственно сам приходный ордер остается в кассе. Расходная бумага заполняется при выдаче наличности. Необходимо сказать, что документы кассовые составляются в случае использования предприятием как традиционных способов обработки информации, так и средств ВТ. Расходный ордер, как и приходный, выписывается в 1 экземпляре. Он также должен быть завизирован уполномоченными лицами и пройти регистрацию в соответствующем журнале.

Заполнение

Как оформить кассовые документы, указанные выше? Заполнение осуществляется следующим образом:

1. В строке "Основание" именуется
2. В графе "В том числе" проставляется сумма НДС. Ее записывают цифрами. Если услуги, товары или работа не облагается налогом, то в строке указывают "без НДС".
3. В строке "Приложение" должны быть перечислены сопровождающие и прочие бумаги, с указанием дат их составления и номеров.
4. В графе "Кредит, код подразделения" проставляется соответствующее обозначение структурного отдела, на который приходуются средства.

Регистрация

Документы кассовые должны учитываться в специальном журнале. В нем регистрируются как приходные/расходные ордера, так и бумаги, их заменяющие. К последним, например, относят платежные ведомости, заявления на выдачу средств, счета и прочие. При этом следует учесть, что расходные ордера, которые оформлены на расчетно-платежных ведомостях по зарплате и прочим, приравненным к ней суммам, должны регистрироваться после выдачи платежей.

Кассовая книга

Она используется для учета выдачи и поступления наличности. Книга нумеруется, прошнуровывается и заверяется печатью, которая ставится на последней странице. Здесь же делается запись, указывающая на количество листов. На последней странице должны стоять подписи гл. бухгалтера и руководителя предприятия. Каждый лист книги разделяется на 2 равные части. Одна (с горизонтальной линовкой) должна быть заполнена как первый, другая - как второй экземпляр. Последняя оформляется с оборотной и лицевой стороны с использованием копирки. Оба экземпляра нумеруются одним числом. Первые остаются в книге, а вторые - отрывные. Последние выступают как отчетные кассовые документы. До конца всех операций за текущий день они не отрываются. Записи начинают на лицевой стороне первого экземпляра после графы "Остаток на начало дня". Перед заполнением лист необходимо согнуть вдоль линии отрыва. Отрезная часть при этом подкладывается под ту, которая остается в книге. Для внесения сведений после "Переноса", отрывная сторона накладывается на лицевую сторону второго экземпляра. Записи продолжают по горизонтальной линовке обратной стороны неотрывной части.

Дополнительные документы

Кассовые операции могут регистрироваться различными бумагами. В качестве одной из них, например, выступает авансовый отчет. Он используется для учета средств, которые выдаются подотчетным лицам для совершения административно-хозяйственных расходов. Как составляются такие документы? Кассовые операции такого типа учитываются непосредственно подотчетным лицом, а также работником бухгалтерии. Авансовые отчеты составляются на бумажном либо машинном носителе. Оформление кассовых документов осуществляется строго в соответствии с правилами. Каждый бланк заполняется в одном экземпляре. На обратной его стороне подотчетное лицо указывает перечень бумаг, которыми подтверждаются произведенные траты. К ним, например, относят командировочное удостоверение, транспортные накладные, и пр. Здесь же субъект указывает суммы расходов. Бумаги, которые прилагаются к отчету, должны быть пронумерованы в порядке их перечисления. Проверка кассовых документов осуществляется работниками бухгалтерии. Сотрудники, в частности, проводят ревизию целевого расходования средств, полноту предоставленных оправдательных бумаг, правильность их заполнения и расчета сумм. На оборотной части указываются затраты, которые приняты к учету, счета, в дебет которых они записываются.

Важные нюансы

Реквизиты, которые относятся к инвалюте (стр. 1а на лицевой части и графы 6 и 8 на обратной стороне), необходимо заполнять только в том случае, когда подотчетное лицо получает средства не в рублях. Авансовый отчет после проверки должен быть утвержден руководителем предприятия либо уполномоченным им лицом. Только после этого он принимается к учету. Если аванс был использован не полностью, подотчетное лицо сдает остаток обратно в кассу. При этом заполняется приходный ордер. В соответствии со сведениями утвержденного отчета осуществляется списание средств.

Расчетно-платежные ведомости

Оформление кассовых документов осуществляется при расчетах и выплате зарплаты работникам предприятия. Бухгалтерия составляет соответствующую ведомость в 1 экземпляре. Начисление оплаты труда производится согласно информации, присутствующей в первичной документации по учету отработанного фактически времени, выработки и пр. В строках "Начислено" указываются суммы в соответствии с видами оплат из ФОТ. Здесь же проставляются другие доходы (материальные и социальные блага), предоставленные сотруднику, погашенные за счет прибыли предприятия и подлежащих включению в облагаемую базу. Вместе с этим осуществляется расчет удержаний из зарплаты и устанавливается сумма к выдаче на руки работнику. На титульной странице ведомости проставляется общая сумма, которая подлежит выплате сотрудникам. Руководитель предприятия должен подписать разрешение на выдачу зарплаты. В случае его отсутствия данный документ выдается уполномоченным работником. В конце ведомости проставляются суммы депонированной и выданной зарплаты. По истечении периода, установленного для выплаты средств работникам, напротив фамилий не получивших денег сотрудников в графе 23 ставится пометка "Депонировано". По выданной сумме составляется расходный ордер. Его номер и дата заполнения должны быть указаны в расчетно-платежной ведомости на последнем листе.

Справка-отчет

В этот документ вносятся показания счетчиков ККМ и выручки за смену (раб. день). Справка-отчет заполняется в 1 экземпляре ежедневно. Кассир-операционист должен подписать его и сдать главному должностному лицу (руководителю предприятия). При этом заполняется приходный ордер. В небольших компаниях деньги сдаются непосредственно инкассаторам. При передаче наличности заполняются соответствующие кассовые документы банка. Выручка за смену (раб. день) устанавливается в соответствии показателями суммирующих счетчиков на начало и завершение дня. При этом вычитаются возвращенные клиентам суммы по неиспользованным чекам. Установленная выручка подтверждается заведующими отделами. В оприходовании средств в отчете расписывается а также руководитель предприятия. Справка-отчет выступает в качестве основания для составления сводных "Сведений по показаниям счетчиков ККМ и выручке компании".

Журнал операциониста

Этот документ необходим для учета расхода и прихода наличности по каждой ККМ предприятия. Журнал также выступает в качестве контрольно-регистрационного отчета показаний счетчиков. Этот документ прошнуровывается, нумеруется и скрепляется подписями гл. бухгалтера, руководителя компании, а также Журнал также заверяется печатью предприятия. Все записи вносятся операционистом каждый день. Порядок оформления кассовых документов не допускает подчисток и помарок в журнале. Все внесенные исправления должны быть согласованы и заверены подписями уполномоченных лиц. В случае совпадения показаний они заносятся в журнал за текущую смену на начало работы. Эти данные должны быть заверены подписями дежурного администратора и кассира. В строке 15 указывают суммы, которые вписаны по возвращенным клиентами чекам. Информация для этого берется из соответствующего акта. В этой же графе указывают число напечатанных в течение смены нулевых чеков. По окончании рабочего дня операционист формирует итоговый отчет за смену и с ним сдает полученную выручку. При этом составляется приходный ордер. После того как показания счетчиков будут сняты, проверена фактическая сумма поступлений, соответствующая запись делается в журнале. Она подтверждается подписями руководителя (дежурного администратора), старшего кассира и операциониста. В случае выявления расхождений между суммами, указанными на контрольной ленте и объемом выручки, выявляется причина образовавшейся разницы. Обнаруженные излишки либо недостача записывается в соответствующие строки журнала.

Данные о показаниях счетчиков ККМ и выручке

Они используются для формирования сводного отчета за текущую смену. Эти данные выступают в качестве приложения к справке операциониста, составляемой ежедневно. Сведения о показаниях и выручке формируются в одном экземпляре. Вместе с расходными и приходными ордерами, справками-отчетами операционистов они передаются в бухгалтерию предприятия до следующей смены. В образец кассовых документов, в соответствии с показаниями счетчиков, на начало и завершение рабочего дня по каждой ККМ включается расчет выручки. При этом, в числе прочего, указывается ее распределение по отделам. Последнее должно быть подтверждено подписями заведующих. В конце заполненной таблицы выводятся результаты по показаниям счетчиков всех ККМ, а также суммируется выручка предприятия с распределением средств по отделам. В соответствии с актами, указывается общий объем денег, который был выдан клиентам по возвращенным ими чекам. На эту сумму уменьшается общая выручка компании. Сведения должны быть подписаны старшим кассиром и руководителем предприятия.

При оформлении кассовых документов необходимо придерживаться порядка, установленного законодательными и прочими нормативными актами. Кроме этого, существует несколько достаточно простых правил, соблюдение которых позволит избежать неточностей при заполнении бумаг:

Дополнительные правила

Хранение кассовых документов, в соответствии с действующим законодательством, осуществляется в течение 5 л. Исчисление этого срока начинается от 1 января того года, который идет за периодом завершения делопроизводства. Это правило считается общим. Для расчетно-платежных ведомостей установлен специальный порядок. Если у сотрудников отсутствуют лицевые счета, указанные бумаги содержатся на предприятии в течение 75 лет. По окончании этого срока всю документацию допускается передать в архив либо уничтожить, если по ней отсутствуют судебные дела, разногласия или споры. При работе с бумагами необходимо выполнять следующие правила:

1. Формирование документов в сшив должно осуществляться за каждый день не позже следующего рабочего либо первого выходного дня.
2. Перед передачей бумаг в архив должна быть сделана их опись.
3. Контроль производится или кассовым работником, или непосредственным руководителем предприятия.
4. В процессе создания сшива бумаги собираются по возрастанию номеров л/счетов (вначале по дебету, потом - по кредиту).

Ответственность за сохранность кассовых документов возлагается на руководителя предприятия. В случае несоблюдения указанных выше правил к нарушителю может быть применено административное наказание в виде денежного взыскания. Размер штрафа устанавливается в соответствии с нормами законодательства.

Заключение

Ведение кассовой документации считается достаточно ответственной работой. К заполнению бумаг необходимо подходить со всей ответственностью. Кассовые документы используются при обобщении различных данных, составления отчетностей, учета. В этой связи ошибки, допущенные на начальных стадиях фиксирования операций, могут привести к серьезным искажениям в итоговых бумагах. Сотрудник, который назначается на должность ответственного за оформление кассовых документов, должен обладать соответствующими знаниями и опытом. Необходимо помнить, что все бумаги, которые заполняет операционист, просматриваются старшими должностными лицами и утверждаются руководителем компании. Особое внимание необходимо уделять регистрации документов. Записи в журналах и книгах должны совершаться в установленные сроки в соответствии с правилами. Поскольку кассовые документы используются при составлении отчетов, все исправления в них осуществляются строго в определенном порядке. При несоблюдении установленных правил бумаги теряют свою силу, а сведения в них не могут использоваться компанией в дальнейшей управленческой работе.

Правила оформления кассовых документов вполне четко оговорены в Указании № 3210-У.

Оформлять кассовые документы имеют право следующие сотрудники:

· главный бухгалтер;

· бухгалтер или другой работник, определенный руководителем путем издания распорядительного документа;

· руководитель - в том случае, если отсутствует главный бухгалтер и бухгалтер.

Основаниями для оформления кассовых документов являются:

· расчетно-платежные ведомости;

· платежные ведомости;

· заявления;

· другие документы.

Перечисленные бумаги должны прилагаться к кассовым документам. Исправления и помарки в кассовых документах не допускаются.

Кассовые документы подписывают:

· приходный кассовый ордер - главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии - руководитель, кассир;

· расходный кассовый ордер - руководитель, а также главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии - руководитель, кассир.

Кассир должен иметь:

· образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы;

· печать (штамп), содержащую (содержащий) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции.

Если ведет кассовые операции и оформляет кассовые документы руководитель, то он же и подписывает кассовые документы. При этом образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

Допускается оформление кассовых документов двумя способами:

· на бумажном носителе;

· с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение, с распечатыванием на бумажном носителе.[К87]

Прием наличных денег

Прием наличных денег в кассу организации или индивидуального предпринимателя осуществляет кассир. При получении приходного кассового ордера он проверяет:

· наличие в документе подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии - наличие подписи руководителя и ее соответствие имеющемуся образцу;

· соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью;

· наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.

Прием наличных денег ведется полистным, поштучным пересчетом и таким образом, при котором вноситель денег может наблюдать за действиями кассира. Затем кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых наличных денег. Если фактически вносимая сумма денежных средств совпадает с суммой, указанной в документе, кассир подписывает его, квитанцию к приходному кассовому ордеру и проставляет на ней оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции. В подтверждение приема наличных денег вносителю выдается квитанция к приходному кассовому ордеру. Если фактически вносимая сумма наличных денег не совпадает с суммой, указанной в приходном кассовом ордере, кассир:

а) предлагает вносителю довнести недостающую сумму наличных денег;

б) возвращает излишне вносимую сумму наличных денег.

Если вноситель отказывается довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает вносимую сумму, перечеркивает приходный кассовый ордер и передает его главному бухгалтеру (или бухгалтеру) или руководителю (при их отсутствии) для оформления приходного кассового ордера на фактически вносимую сумму наличных денежных средств.

При ведении кассовых операций с применением контрольно-кассовых аппаратов по окончании их проведения на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовых аппаратов, приходный кассовый ордер оформляется на общую сумму принятых наличных денег. Исключением являются суммы наличных денег, принятые платежным агентом (банковским платежным агентом). Платежным агентом (банковским платежным агентом), помимо этого приходного кассового ордера, оформляется приходный кассовый ордер ПКО [К88] на общую сумму наличных денег, принятых указанным лицом.

Выдача наличных денег

Согласно Указанию № 3210-У кассир выдает наличные деньги получателю, указанному в расходном кассовом ордере, расчетно-платежной ведомости или платежной ведомости. Для этого получатель обязан предъявить:

а) паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;

б) доверенность и документ, удостоверяющий личность.

Получив расходный кассовый ордер, кассир проверяет:

· наличие подписей руководителя, главного бухгалтера или бухгалтера (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера - наличие подписи руководителя) и их соответствие имеющимся образцам;

· соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью;

· наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере;

· соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность.

Кассир не принимает от получателя претензии по сумме наличных денег, если тот не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги.

Выдача наличных по доверенности

При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет:

· соответствие указанных в расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, которые указаны в доверенности;

· соответствие указанных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени и отчества доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного доверенным лицом документа.

В расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает надпись «по доверенности».

Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости).

Доверенность может быть оформлена на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юридических лиц (индивидуальных предпринимателей). В этом случае делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном руководителем. Заверенная копия доверенности прилагается к расходному кассовому ордеру, расчетно-платежной ведомости или платежной ведомости. Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и прилагается к расходному кассовому ордеру, расчетно-платежной ведомости или платежной ведомости при завершающей выдаче наличных денег.

Выдача денег по расходному кассовому ордеру

При выдаче денежных средств по расходному кассовому ордеру кассир подготавливает соответствующую сумму наличных денег и передает этот документ получателю, который указывает получаемую сумму (рублей - прописью, копеек - цифрами) и подписывает расходный кассовый ордер. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель мог наблюдать за его действиями, и выдает тому наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расходном кассовом ордере. Получатель пересчитывает под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги. После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подписывает его.

Выдача денег под отчет

Для выдачи денег на расходы, связанные с ведением деятельности юридического лица или индивидуального предпринимателя, или сотруднику организации под отчет расходный кассовый ордер оформляется по письменному заявлению получателя, которое оформляется в произвольной форме, но должно содержать обязательные следующие пункты:

· надпись руководителя о сумме наличных денег и сроке, на который они выдаются, сделанную собственноручно;

· подпись руководителя, также сделанную собственноручно (использование факсимиле в подобных случаях не допускается);

· дату подписания документа.

Подотчетное лицо обязано предъявить главному бухгалтеру, бухгалтеру или руководителю (при их отсутствии) авансовый отчет вместе с подтверждающими документами в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет (или со дня выхода подотчетного лица на работу). Руководитель организации или индивидуальный предприниматель устанавливает срок, в течение которого авансовый отчет надлежит проверить и утвердить, а также произвести окончательный расчет. Авансовый отчет проверяется бухгалтером, главным бухгалтером или руководителем (при их отсутствии), а утверждается руководителем.

Наличные деньги под отчет выдаются при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Выплата зарплаты

Предназначенная для выплаты заработной платы и иных аналогичных выплат сумма наличных денег устанавливается согласно расчетно-платежной или платежной ведомости.

Срок выдачи наличных денег на выплаты определяется руководителем и указывается в расчетно-платежной или платежной ведомости. Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам не должна быть более 5 рабочих дней (считая день получения наличных денег с банковского счета). По прежнему порядку срок составлял не более 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - не более 5 дней).

Старший кассир выдает надлежащую сумму согласно расчетно-платежной или платежной ведомости кассирам под роспись в книге учета денежных средств или по расходному кассовому ордеру на срок, установленный в ведомости.

Кассир готовит подлежащую выдаче сумму денег и передает расчетно-платежную или платежную ведомость сотруднику для подписи, затем пересчитывает подготовленную сумму денег так, чтобы сотрудник имел возможность видеть его манипуляции. При выдаче денег они пересчитываются полистно, поштучно в сумме, указанной в расчетно-платежной или платежной ведомости.

Сотрудник в присутствии кассира проверяет пересчет денег полистным, поштучным способом, без этого последующие претензии к сумме денег не принимаются.

В последний день выдачи заработной платы или иных аналогичных выплат в расчетно-платежной или платежной ведомости кассир выполняет следующие действия:

· проставляет оттиск штампа или делает надпись «Депонировано» напротив фамилий работников, которым не проведена выдача наличных денег;

· подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк;

· сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости);

· оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм.

Реестр депонированных сумм

Согласно указанию № 3210-У реестр депонированных сумм должен содержать:

· наименование юридического лица или Ф. И. О. индивидуального предпринимателя;

· дату оформления реестра;

· период возникновения депонированных сумм;

· номер расчетно-платежной или платежной ведомости;

· Ф. И. О. сотрудника, не получившего деньги, его табельный номер, если таковой имеется;

· сумму невыплаченных денег;

· итоговую сумму по реестру;

· подпись кассира, ее расшифровку;

· дополнительные реквизиты.

Реестры нумеруются в хронологическом порядке с начала календарного года. После оформления реестра кассир подписывает расчетно-платежную или платежную ведомость и реестр депонированных сумм и передает их бухгалтеру, главному бухгалтеру или руководителю (при их отсутствии) для сверки соответствия записей в реестре с данными расчетно-платежной или платежной ведомости и их подписания.

На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости или платежной ведомости оформляется расходный кассовый ордер, номер и дату которого кассир указывает на последней странице расчетно-платежной или платежной ведомости.

Если реестр депонированных сумм оформляет сам руководитель организации, он лично заверяет своей подписью соответствие записей в реестре и данных расчетно-платежной или платежной ведомости.

Кассовая книга

Кассовая книга ведется организацией или индивидуальным предпринимателем в целях учета поступающих в кассу и выдаваемых из нее наличных денежных средств. Платежный агент ведет дополнительно кассовую книгу для учета принятых наличных денежных средств.

· делает в кассовой книге записи по каждому приходному или расходному кассовому ордеру, оформленному на полученные или выданные наличные деньги;

· вычисляет сумму остатка наличных денежных средств на конец рабочего дня;

· подписывает записи, сделанные в течение дня.

Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов, проверку выполняет и подписывает ее результаты бухгалтер, главный бухгалтер или руководитель (при их отсутствии). Листы кассовой книги или книги учета денежных средств на бумажном носителе до начала ведения брошюруются и нумеруются, о количестве листов делается заверительная надпись, которая должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером или руководителем (при отсутствии главного бухгалтера) и снабжена печатью организации или индивидуального предпринимателя (если таковая имеется). Современные правила не требуют опечатывать кассовую книгу сургучной или мастичной печатью.

В случае ведения кассовой книги (книги учета денежных средств) с применением технических средств необходимо обеспечить:

· сохранность содержащихся в названных документах данных на электронном носителе информации;

· исключение возможности несанкционированного изменения указанных сведений.

Если за рабочий день не было кассовых операций, и поэтому записей в кассовой книге нет, остатком наличных денег в кассе на конец рабочего дня является сумма остатка, выведенная в последний из предшествующих рабочих дней, в течение которого проводились кассовые операции.

По усмотрению руководителя при оформлении книги учета денежных средств каждая операция по передаче наличных денег в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами может проводиться с распечатыванием на бумаге листа этой книги или без его распечатывания. Если лист книги учета денежных средств выводится на бумагу, на нем проставляются подписи старшего кассира и кассиров. В противном случае подписи последних проставляются на листе с использованием электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи в порядке, установленном руководителем. Что касается листа кассовой книги, то его распечатывают на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах. Нумерацию листов кассовой книги (книги учета денежных средств) ведут автоматически в хронологической последовательности с начала календарного года.

Распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги (книги учета денежных средств) подбираются в хронологической последовательности, брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.

Главный бухгалтер или руководитель (при отсутствии главного бухгалтера) осуществляет контроль за ведением кассовой книги в организации.

Похожая информация.

Актуальность данной темы для хозяйствующих субъектов, применяющих УСНО, не вызывает сомнений: согласно п. 4 ст. 346.11 НК РФ для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, сохраняется действующий порядок ведения кассовых операций. Следовательно, даже если хозяйствующий субъект принимает решение воспользоваться льготой, предоставленной п. 3 ст. 4 Федерального закона "О бухгалтерском учете", и не вести бухгалтерский учет в полном объеме, он обязан соблюдать и, следовательно, оформлять все полагающиеся первичные документы, связанные с этим.

Кроме того, в статье мы приведем и примеры того, когда наличие правильно оформленных первичных кассовых документов может сослужить хорошую службу организации и дело касается не только взаимоотношений с проверяющими организациями, но и с контрагентами, о возможных проблемах с которыми, как правило, думают в последнюю очередь.

От Порядка ведения кассовых операций к первичным документам по учету кассовых операций

Обратимся к Порядку ведения кассовых операций в РФ - документу, на который прямо ссылается ст. 346.11 НК РФ, чтобы определить, какие первичные кассовые документы предписывает оформлять данный документ.

Положение Порядка ведения кассовых операций в РФ	Первичный документ по учету кассовых операций
Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге	Кассовая книга
Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия	Приходный кассовый ордер
Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, уполномоченными на это. Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым, ордерам выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров	Расходный кассовый ордер, иные документы, на основании которых оформляется расходный кассовый ордер
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи. Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме "Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров", составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению	Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Таким образом, из анализа положений Порядка ведения кассовых операций в РФ становится понятно, что приходные и расходные кассовые ордера - не единственное, что должен иметь "упрощенец".

Кроме того, в п. 12 Порядка ведения кассовых операций в РФ сказано, что кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации. Данное положение отсылает нас к Постановлениям Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (далее - Постановление N 88), от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет".

Этими Постановлениями Госкомстата утверждены следующие формы первичных документов по учету кассовых операций :

Приходный кассовый ордер (форма N КО-1);

Расходный кассовый ордер (форма N КО-2);

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3);

Кассовая книга (форма N КО-4);

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5);

Авансовый отчет (форма N АО-1).

От редакции. Поскольку авансовый отчет - та форма, составление и заполнение которой всегда вызывают большое количество вопросов, этот документ будет предметом рассмотрения отдельной статьи в одном из ближайших номеров журнала.

На порядке составления и нюансах заполнения каждого документа остановимся более подробно.

Приходный кассовый ордер

Порядок заполнения

Назначение . Приходный кассовый ордер применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.

Порядок заполнения. Из Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций приведем несколько основополагающих моментов, касающихся порядка заполнения приходного кассового ордера:

Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным;

Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе;

В приходном кассовом ордере и квитанции к нему указываются: по строке "Основание" - содержание хозяйственной операции; по строке "В том числе" - сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "Без налога (НДС)";

В приходном кассовом ордере по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления;

В графе "Кредит, код структурного подразделения" указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.

Обратите внимание! Если организация-"упрощенец" не ведет бухгалтерский учет в полном объеме и данное решение закреплено в учетной политике, графу "Кредит, код структурного подразделения" такая организация вправе не заполнять.

Типичные заблуждения

Приходный кассовый ордер не заменит БСО и ККМ. Одна из ситуаций, встречающихся на практике: физическое лицо заключило с организацией договор на оказание услуг по подбору персонала и произвело оплату наличными денежными средствами. Вправе ли организация при получении оплаты не применять ККТ, а выдать квитанцию к приходному кассовому ордеру на уплаченную сумму? К сожалению, такие вопросы нередки, и ответу на одно из них посвящено Письмо УФНС по г. Москве от 07.05.2010 N 22-12/042067. Разъясняя ситуацию, налоговики отмечают, что в соответствии с п. 1 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ контрольно-кассовая техника, включенная в государственный реестр, применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.

В п. 2 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ определено, что организации и индивидуальные предприниматели согласно порядку, определяемому Правительством РФ, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности.

Минфином не утверждена в качестве документа строгой отчетности какая-либо форма квитанции по приему наличных денег от населения для оказания платных услуг по подбору персонала.

Таким образом, при осуществлении наличных денежных расчетов с клиентами организацией, оказывающей подобные услуги, должна применяться ККТ либо денежные расчеты за оказываемые услуги должны осуществляться через кредитные учреждения (посредством безналичных расчетов).

Также налоговики отмечают, что форма приходного кассового ордера, утвержденная Постановлением N 88, является первичным документом бухгалтерского учета. Она не утверждена Минфином в качестве документа строгой отчетности, который приравнивается к кассовому чеку при ведении наличных денежных расчетов с покупателем (заказчиком, клиентом), а потому не может являться основанием для получения наличных денег без применения ККТ.

Без штампа "Получено" ("Погашено") приходный кассовый ордер все же подтверждает произведенные расходы. Судьи ВСО в Постановлении от 16.04.2008 N А19-8816/07-56-Ф02-1325/08 рассмотрели спор, в котором истец (налоговый орган) заявлял, что представленные обществом квитанции к приходно-кассовым ордерам не содержат надписи "Получено" или "Погашено", в связи с чем не подтверждают произведенные расходы.

Судьи, разрешая спор, указали на следующее. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

В соответствии с Альбомом унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденным Постановлением N 88, приходный кассовый ордер является одной из форм первичного учетного документа.

Приходный кассовый ордер и квитанция к нему подписываются главным бухгалтером или уполномоченным лицом, кассиром, заверяются печатью и выдаются на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе. В приходном кассовом ордере и квитанции к нему по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции, по строке "В том числе" - сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "Без налога (НДС)".

Из анализа данных норм следует, что надпись "Погашено" или "Получено" с указанием даты ее проставления не является обязательным реквизитом приходного кассового ордера и прилагаемой квитанции. Следовательно, вывод, что квитанции к приходным кассовым ордерам, представленные обществом, составлены по установленной форме и являются надлежащими доказательствами, подтверждающими факт оплаты выставленных поставщиками счетов-фактур, верен.

В качестве документа, подтверждающего исполнение обязательств, заимодавец должен представить квитанцию к приходному кассовому ордеру, а не копию самого ордера. Ситуация, рассмотренная судьями Северо-Западного округа в Постановлении от 02.12.2009 N А66-113/2009, как раз является примером из хозяйственной практики, о котором мы сказали в начале статьи, когда первичные документы по учету кассовых операций способны вызвать разногласия не с проверяющими органами, а с контрагентами организации.

Как следует из материалов дела, общество (заемщик) и физическое лицо (заимодавец) заключили договор, согласно которому заимодавец в течение трех дней обязуется передать в собственность заемщика денежные средства в сумме 2 288 000 руб., а общество (заемщик) - возвратить сумму займа в срок, определенный договором.

Полагая, что в нарушение требований ст. ст. 309, 310, 810 ГК РФ общество не исполнило обязательство по возврату займа, физическое лицо в связи с введением в отношении должника процедуры наблюдения обратилось в суд с требованием о включении задолженности в третью очередь реестра.

В подтверждение факта передачи обществу суммы займа физическое лицо представило копию договора и две отличные друг от друга копии приходного кассового ордера (с различными подписями главных бухгалтеров и кассиров).

Между тем, как отметили судьи, согласно п. 13 Порядка ведения кассовых операций в РФ прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия. О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, уполномоченного на это, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

В соответствии с Постановлением N 88 приходный кассовый ордер применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

Следовательно, документом, подтверждающим факт внесения наличных денег в кассу организации, является квитанция к приходному кассовому ордеру. Такая квитанция в дело представлена не была.

Аналогичная ситуация рассмотрена и судьями Северо-Кавказского округа (Постановление от 12.09.2007 N Ф08-5929/2007). В данном случае судьи выразили солидарность с коллегами из Северо-Западного округа. Они указали, что в соответствии с разделом "Приходный кассовый ордер" Постановления N 88 на каждую кассовую операцию составляется отдельный приходный кассовый ордер формы N КО-1. При этом копия квитанции в обязательном порядке прилагается к заполненному приходному ордеру как основание для его оформления. Квитанция к приходному кассовому ордеру заверяется печатью (штампом) и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе. Таким образом, для подтверждения обоснованности требований заявитель должен был представить квитанции к приходным кассовым ордерам, находящимся в деле в качестве доказательства внесения денег во исполнение договоров. Записи кассовых операций в кассовой книге производят ежедневно. Доказательства того, что заимодавец внес в кассу должника денежные средства и они оприходованы в установленном порядке, в материалах дела отсутствуют.

Свидетельские показания о том, что денежные средства внесены в кассу предприятия, не подтвержденные доказательствами, не могут быть положены в основу судебного акта.

Расходный кассовый ордер

Порядок заполнения

Назначение . Расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.

Порядок заполнения . Из Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций приведем несколько основополагающих моментов, касающихся порядка заполнения расходного кассового ордера:

Кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии;

Кассовый ордер подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным;

Кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3);

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах необязательна;

В расходном кассовом ордере по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции, а по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Типичные заблуждения

Нарушение порядка заполнения расходного кассового ордера делает его недействительным. Судьи ФАС ВВО в Постановлении от 20.10.2004 N А29-101/2004а рассмотрели спор между налоговым органом и предпринимателем. Налоговый орган считал, что представленные им доказательства о получении предпринимателем дохода от контрагента достаточны и достоверны, ненадлежащее исполнение должностных обязанностей сотрудниками организации-контрагента и несоблюдение ими требований по ведению бухгалтерского учета не могут являться доказательством отсутствия финансовых взаимоотношений между данным обществом и предпринимателем.

Обо всем по порядку. Инспекция провела выездную налоговую проверку предпринимателя по вопросам соблюдения законодательства о налогах и сборах. В ходе проверки, в частности, установлено: при определении налогооблагаемой базы по налогу на доходы физических лиц предприниматель не учел доходы, полученные от предпринимательской деятельности, что привело к неуплате суммы налога на доходы физических лиц. Выводы проверяющих о получении предпринимателем спорных доходов основаны на анализе представленных контрагентом предпринимателя документов:

Справки о начисленном предпринимателю доходе;

Договора комиссии товарно-материальных ценностей;

Накладных к названному договору комиссии;

Накладных на отпуск товара;

Расходных кассовых ордеров.

Судьи, отказав в удовлетворении заявленных требований, руководствовались положениями Федерального закона "О бухгалтерском учете", Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 "О первичных учетных документах", Постановлением N 88 и пришли к выводу, что расходно-кассовые ордера, заполненные контрагентом предпринимателя с нарушением требований бухгалтерского учета, не отвечают принципам достоверности и не могут служить надлежащим доказательством получения предпринимателем доходов от этой организации.

В силу п. 1 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

В п. 2 той же статьи указано, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

В соответствии с Постановлением N 88 расходный кассовый ордер применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации, выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером. В расходном кассовом ордере по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции, а по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Представленные в дело расходно-кассовые ордера, составленные контрагентом предпринимателя, не соответствуют предъявляемым к ним требованиям, поскольку не содержат подписи руководителя, главного бухгалтера, кассира, даты составления и номера ордеров, основания и даты получения дохода предпринимателем, то есть не являются надлежащим доказательством получения последним доходов от данного контрагента.

Наличие в материалах дела договора комиссии товарно-материальных ценностей и накладных на отпуск товара не может служить основанием для доначисления предпринимателю налогов, так как налоговый орган должен доказать не только наличие хозяйственных связей между предпринимателем и контрагентом, но и размер полученного дохода.

Сведения, содержащиеся в строке "Основание", должны соответствовать сути хозяйственной операции. Спор, аналогичный предыдущему, был рассмотрен судьями Северо-Западного округа (Постановление от 10.03.2009 N А26-3619/2008). Действующими лицами также явились налоговая инспекция и предприниматель, суть претензий налоговиков та же - занижение предпринимателем дохода. Разница в деталях. В данном случае претензий к заполнению расходных ордеров не было, здесь предмет спора - информация в строке "Основание" расходного кассового ордера, по которому предприниматель получал вознаграждение от контрагента-организации, а именно в данной строке было указано, что денежные средства выданы предпринимателю под отчет. Кроме того, и сам предприниматель утверждал, что контрагент выдавал ему наличные денежные средства под отчет для осуществления деятельности в рамках агентского договора. Эти денежные средства, по словам предпринимателя, использовались как заемные и впоследствии возвращались контрагенту. Примечательно и то, что от инстанции к инстанции позиция судей менялась.

Суд первой инстанции расценил денежные средства в сумме 1 010 584,53 руб. как полученные предпринимателем от организации-контрагента под отчет. Суд указал, что спорная сумма не может являться доходом предпринимателя, поскольку в расходных кассовых ордерах не указано на выдачу денежных средств за реализованный по агентскому договору товар. Суд посчитал: указание в финансовых документах на выдачу денежных средств под отчет означает, что деньги должны быть возвращены лицу, их выдавшему. Ссылку инспекции на письмо предприятия как доказательство получения предпринимателем денежных средств за реализованный по агентскому договору товар суд отклонил.

Апелляционный суд отменил решение суда в этой части.

Суд апелляционной инстанции, оценив в совокупности все представленные предпринимателем и инспекцией документы, признал спорную сумму денежных средств доходом предпринимателя, полученным от контрагента за товар, реализованный по агентскому договору. Суд указал, что в материалах дела отсутствуют доказательства возврата предпринимателем организации-контрагенту полученных под отчет денежных средств либо отчеты об их использовании. Представленное инспекцией письмо суд апелляционной инстанции признал допустимым доказательством.

Кассационная инстанция не нашла оснований для отмены обжалуемого судебного акта по рассматриваемому эпизоду. При принятии решения судьи основывались на положениях:

Порядка ведения кассовых операций в РФ;

Постановления N 88.

Суд принял во внимание, что доказательств, подтверждающих факт возврата предпринимателем контрагенту денежных средств в сумме 1 010 584,53 руб., в том числе платежных поручений, свидетельствующих о перечислении предпринимателем на расчетный счет контрагента спорной суммы, либо приходных кассовых ордеров, подтверждающих факт внесения наличных денежных средств в кассу организации, в материалах дела нет.

В то же время инспекция представила в материалы дела письмо, в котором контрагент подтвердил, что размер выручки за реализованный по агентскому договору товар, а также то, что денежные средства, выплаченные в спорный период, не являются средствами, переданными под отчет.

Суд апелляционной инстанции также принял во внимание результаты опроса налоговым органом предпринимателя, в ходе которых последний указал, что полученные по расходным кассовым ордерам от контрагента денежные средства являются выручкой за реализованный товар.

Кассационная инстанция сочла, что апелляционный суд дал правильную оценку всем представленным в материалы дела доказательствам, учтя их в совокупности.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Значимость и важность наличия данного документа в полной мере смогли оценить участники спора, рассматриваемого судьями ФАС ЦО (Постановление от 09.10.2007 N А09-8896/06-4). Судьи указали, что произведение оплаты, подтверждаемое приходными кассовыми ордерами, не может быть признано обоснованным. Поскольку имеющиеся в деле приходные кассовые ордера о получении истцом от ответчика денежных средств носят односторонний характер, а потому не подтверждают факт перечисления должником указанной в нем суммы. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, являющийся первичной учетной документацией в соответствии с Постановлением N 88, представлен не был.

Кассовая книга

Применяется для учета поступлений и выдачи наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов". Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) - как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств

Применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

На заметку: факсимиле на первичных документах

Вопрос о возможности проставления факсимильной подписи на кассовых документах звучит нередко. Причины, его вызывающие, могут быть различны: трудно застать руководителя и потом заставить его подписать все документы, большой объем кассовых документов ухудшает настроение руководителя уже одним своим видом и т.д.

Вот что говорят судьи Центрального округа в Постановлении от 09.10.2007 N А09-8896/06-4 по поводу использования факсимиле на первичных документах.

Факсимильное воспроизведение подписи является аналогом собственноручной подписи и допускается при совершении сделок. В нормативных актах не содержится запрета на использование факсимильного воспроизведения подписи в первичных бухгалтерских документах, каковыми являются спорные накладные.

Согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Договор, являющийся по своей правовой природе сделкой и также подписанный посредством факсимиле, доказательством заключения сторонами такого соглашения выступать не может в связи с отсутствием в его тексте специально оговоренного условия.

Кроме того, в соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Пунктом 2 указанной статьи и п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, установлено, что первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

Наименование документа (формы);

Код формы;

Дату составления;

Наименование организации, от имени которой составлен документ;

Измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

Личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечень которых определен названными нормами.

Таким образом, законом и иными правовыми актами не предусмотрена возможность использования факсимиле на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. К таким документам относится в том числе первичная учетная документация.

Кассовая книга – это специальный внутренний журнал предприятий и организаций, в который вписываются все операции, проводимые при помощи наличных денежных средств. То есть все юридические лица и ИП, использующие наличные расчеты, обязаны применять в своей деятельности кассовую книгу. При этом объем наличного оборота значения не имеет, если в отчетный период происходит хотя бы одна-две такие операции, данный документ все равно должен заполняться. То, какая форма налогообложения используется, также роли не играет.

ФАЙЛЫ

Кто ответственен за ведение книги

Ведение данного документа входит в компетенцию сотрудника, который отвечает на предприятии за операции с наличными средствами (обычно это или кассир или бухгалтер организации). Также в компании должен быть организован контроль за заполнением документа, который обычно возлагается на главного бухгалтера или непосредственно руководителя предприятия.

Кассовую книгу следует оформлять самым тщательным образом, так как сведения, отраженные в ней, всегда внимательно проверяют налоговые специалисты при выездных проверках.

Любые обнаруженные ошибки могут привести к серьезному административному наказанию, в виде крупных штрафных санкций.

Основные правила оформления кассовой книги

1. Кассовая книга заводится ежегодно и ведется с начала до конца года. В случае, если она закончилась до окончания отчетного периода, оформляется вторая кассовая книга, записи в которую продолжают вноситься в хронологическом порядке.
2. Заполнять ее можно как в рукописном варианте, так и на компьютере. Вся информация должна вписываться по порядку, без пропусков.
3. Кассовая книга состоит условно из двух частей:
   • титульного листа, куда вносятся сведения о компании,
   • основных страниц, где указываются данные о проведенных наличных финансовых операциях за каждый день.
4. Каждый лист имеет два экземпляра, один из которых после заполнения нужно оставлять в книге, а второй отрезать и передавать специалистам бухгалтерского отдела. Все листы кассовой книги следует пронумеровывать в обычном порядке и прошнуровывать. Количество листов в книге следует написать на последней странице и обязательно заверить эту информацию подписью главного бухгалтера, директора предприятия и печатью (при ее наличии).
5. Допускать ошибки, помарки и неточности в документе нельзя, но если они все же случились, следует зачеркнуть неверную информацию и рядом аккуратно вписать правильную. Исправление обязательно надо заверить подписью кассира и главного бухгалтера. Заполнять кассовую книгу можно только шариковой ручкой (использование карандашей не допускается).
6. Кассовая книга должна вестись ежедневно, но если никаких кассовых операций в тот или иной день не проводилось, заполнять листы не нужно. В конце каждой рабочей смены кассир обязан сдавать документ в бухгалтерию, вместе с остальной «первичкой». После проверки внесенных в нее сведений бухгалтер расписывается в книге и возвращает ее кассиру.
7. На одном предприятии не может быть двух кассовых книг, за исключением случаев, когда у юридического лица имеются представительства и филиалы – у них должны быть свои подобные документы (при этом копии кассовой книги и платежных документов должны регулярно передаваться в головной офис).

Инструкция по оформлению кассовой книги

В самом начале

• На титульном листе книги сначала пишется полное наименование компании, которой принадлежит данный документ, структурное подразделение (при необходимости)
• Вносится код ОКПО (находится в учредительных бумагах фирмы) и вписывается год, на который открывается кассовая книга.
• На последней странице документа необходимо обязательно указать количество листов в нем, подпись руководителя, главного бухгалтера и дату закрытия кассовой книги. Оформляются указанные данные на первом листе бланка кассовой книги.

Основная часть книги

• На нужном листе следует указать дату его заполнения, а также номер (по порядку ведения кассовой книги).
• Затем в таблицу в первый столбец вписывается номер первичного документа (приходно-расходного ордера при поступлении «налички», и — при ее выдаче).
• Потом вносятся сведения о том, от кого получены или кому выданы средства (здесь могут быть указаны как юридические, так и физические лица), номер корреспондирующего счета. Сумма должна быть внесена в ту колонку, к которой она относится (либо приход, либо расход).
• После того, как все необходимые строки будут заполнены, пустые нужно перечеркнуть в виде буквы Z или крест накрест, а на конец дня следует подсчитать окончательную сумму в каждом столбике и указать их в ячейках «Итого».
• Ниже, в соответствующую строку следует вписать остаток наличных средств в кассе на конец дня.
• В заключение документ должен подписать кассир, заполнивший документ, а также главный бухгалтер (с расшифровками подписей).

Хранить кассовую книгу нужно не менее пяти лет.